Activos: qué tiene la empresa y quién lo tiene
No es el stock que vendes, es lo que usas para trabajar: los computadores, la camioneta, el generador, el aire acondicionado. Aquí queda cada uno con su valor, su responsable y su garantía, que son las tres preguntas que aparecen justo cuando algo se rompe.
El inventario de activos
- En reparación es el número operativo del día: son los equipos con los que hoy no se puede contar.
- Valor total suma el valor actual, no el de compra. Sirve para el seguro y para la contabilidad, que trabajan con lo que vale hoy.
- Garantías por vencer avisa antes de que expiren. Reparar en garantía y reparar una semana después son dos gastos muy distintos.
- Las categorías (tecnología, oficina, vehículo, infraestructura, licencia) permiten mirar por tipo, porque un notebook y una camioneta no se administran igual.
La ficha de cada activo
- Marca, modelo y número de serie: lo que te van a pedir en cualquier servicio técnico.
- Fecha y valor de compra, y valor actual: lo que costó y lo que vale hoy.
- Asignado a: quién lo tiene. Es la diferencia entre un equipo prestado y un equipo perdido.
- Ubicación: en qué sede o bodega está.
- El proveedor al que se le compró, para reclamar la garantía sin buscar la factura.
- Documentos y foto: la factura, el manual, la póliza.
Código QR y alertas
Cada activo tiene su código QR descargable para pegar en el equipo. Quien lo escanea llega a su ficha, que es la forma práctica de que la persona que está frente a la máquina averigüe su historial sin llamar a nadie.
Las alertas de garantía avisan con los días de anticipación que definas, por correo o dentro del sistema.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un activo y qué es inventario?
El inventario es lo que vendes; el activo es lo que usas para operar. Un generador en la bodega para la venta es inventario; el mismo generador alimentando tu taller es un activo.
¿Sirve para licencias de software?
Sí, hay una categoría propia. La ventaja es la misma que con las garantías: enterarte antes de que venza, no cuando deja de funcionar.
¿Qué pasa cuando doy de baja un equipo?
Se marca como retirado y deja de contar en los totales, pero conserva su historial de mantenimientos y su valor de compra.
¿Puedo saber cuánto me ha costado un equipo?
Sí, sumando los mantenimientos asociados a su valor de compra. Es el dato que dice cuándo conviene reemplazar en vez de seguir reparando.
¿El activo se puede asignar a un cliente?
Los activos son de tu empresa. Si entregas equipos en comodato a clientes, se registran igual y se asignan por ubicación, con su responsable interno.