Despachos: del pedido pagado a la puerta del cliente
El reparto es donde una buena venta se arruina. Aquí cada pedido tiene su repartidor, su estado y sus tiempos medidos por etapa, así que cuando algo se demora se sabe exactamente en qué punto.
El tablero
- Pendiente: el pedido está listo pero nadie lo tomó. Es la columna que hay que dejar en cero antes de cerrar el día.
- Asignado: tiene repartidor, todavía no sale.
- En camino: va en ruta, y el cliente puede seguirlo.
- Entregado: llegó, con su evidencia si se tomó.
Los tiempos por etapa
El total "de orden a entrega" no sirve para actuar; el desglose sí. Cada tramo tiene su propio culpable:
- Orden a despacho: lo que tarda tu bodega en preparar. Si este tramo es el grande, el problema no es el reparto.
- Despacho a asignado: cuánto queda esperando repartidor. Se arregla con dotación o con horarios, no con apuro.
- Asignado a en camino: el tiempo de carga y salida.
- En camino a entregado: la calle. Es el único tramo donde el tráfico es una excusa válida.
Entregas con evidencia mide qué porcentaje llegó con foto o firma. Es tu respaldo cuando un cliente dice que nunca recibió el pedido.
Repartidores, flota y rutas
- Repartidores: quién reparte y qué tiene asignado hoy.
- Flota: los vehículos disponibles y su capacidad.
- Rutas: agrupar varias entregas de una zona en un solo viaje, que es lo que baja el costo por entrega.
El repartidor trabaja desde su teléfono: ve sus entregas del día, marca cuando sale, comparte su ubicación mientras va en ruta y deja la evidencia al llegar. No necesita instalar una aplicación de tienda. Cada parada tiene su enlace de navegación, que abre Google Maps con el punto exacto de entrega para ir con indicaciones giro a giro.
Rutas por calle con Google Maps
Con el proveedor Google Maps activado (botón Mapa del módulo, pegando la key de tu empresa), la ruta deja de ser una línea recta entre puntos:
- Calcular ruta por calle: el trazado real por las calles, con los kilómetros y minutos del recorrido completo. Se calcula al armar la ruta y queda guardado; solo se recalcula si cambian las paradas.
- Optimizar orden: el sistema propone el orden de paradas que minimiza el recorrido (hasta 25 paradas intermedias) y te muestra cuánto mediría. Tú confirmas antes de aplicar: la sugerencia nunca reordena sola.
- Seguimiento en vivo para el cliente: al salir a reparto, cada cliente recibe su enlace personal donde ve al repartidor en el mapa, las paradas que faltan antes de la suya y la hora aproximada de llegada, estilo aplicación de transporte. El enlace se apaga al entregar.
- 1000 consultas gratis al mes: si tu plan incluye Despachos, las rutas por calle, el mapa y el seguimiento del cliente funcionan sin que tengas que configurar nada, con nuestra propia clave de Google. En el botón Mapa ves cuántas llevas usadas en el mes.
- Para uso intensivo, tu propia clave: cuando tu operación supera las 1000 consultas mensuales, pegas tu propia clave de Google Maps en el botón Mapa y dejas de tener límite (pasas a pagar tu propia cuenta de Google, que también trae su nivel gratuito).
- Sin Google, todo sigue funcionando con el mapa estándar y la línea entre puntos: las rutas por calle y el autocompletado son lo único que necesita Google.
¿Qué cuenta como consulta? Calcular u optimizar una ruta y cada vez que se abre un mapa (el tablero de rutas o la página de seguimiento de un cliente). Consultar el estado de un pedido que ya está en camino no consume: el punto del repartidor se mueve con nuestros propios datos.
El cliente sigue su pedido en vivo
Cuando el despacho sale a ruta, el cliente recibe un correo con su enlace personal de seguimiento. Ahí ve al repartidor moverse en el mapa, la hora aproximada de llegada y cuántas paradas hay antes de la suya, como en una aplicación de transporte.
El enlace es privado, no muestra datos de otros clientes y se apaga al entregar. Es lo que más reduce las llamadas de "¿dónde está mi pedido?".
La entrega: quién recibió y el cobro
Al llegar, el repartidor confirma la entrega desde su teléfono. Si el pedido es contra entrega, arriba ve cuánto cobrar (el total del pedido): no lo teclea, se lo mostramos para que no haya errores de cobro.
Elige quién recibió: por defecto el comprador (sale su nombre); si recibe otra persona, toca Otra persona y escribe quién. Al tomar la foto y entregar, se guardan la evidencia, quién recibió y el monto cobrado.
Cuando no se puede entregar
Si no se logra la entrega, el repartidor toca No se pudo entregar, elige el motivo con un toque (cliente ausente, dirección no encontrada, el cliente rechazó el pedido, entre otros) y puede dejar una nota. El botón Registrar fallo se activa al elegir un motivo. El despacho queda marcado como no entregado con su motivo, a la vista del equipo para reprogramarlo.
La lista de motivos la defines tú en Pedidos, botón Configuración, para que se ajuste a tu operación.
Preguntas frecuentes
¿El cliente puede seguir su pedido en vivo?
Sí. Cuando el despacho sale a ruta, el cliente recibe un correo con su enlace de seguimiento: ve al repartidor moverse en el mapa, cuántas paradas hay antes de la suya y a qué hora aproximada llega. El enlace es personal, no muestra datos de otros clientes y se apaga al entregar. Es lo que más reduce las llamadas de "¿dónde está mi pedido?".
¿Cómo sabe el repartidor que llegó al punto correcto?
Cuando su GPS está a menos de ~120 metros del destino, su pantalla se lo indica: "estás en el destino". Es un aviso, no un automatismo: confirmar la entrega sigue siendo decisión suya, con su evidencia.
¿Qué pasa si nadie abre la puerta?
El repartidor marca la entrega como fallida con su motivo, y el despacho vuelve a la lista para reprogramarse. Queda registrado, que es lo que evita la discusión posterior.
¿Sirve si reparto con una empresa externa?
Sirve igual para la parte tuya: preparar, agrupar y saber en qué estado va cada pedido. Lo que hace el operador externo, eso lo sigues en su plataforma.
¿La ubicación del repartidor se guarda siempre?
Se comparte mientras está en ruta, para poder mostrarle al cliente su seguimiento. No es un control permanente de la persona fuera de su jornada.
¿Puedo cambiar el orden de las entregas de una ruta?
Sí. Conviene ordenar por zona y no por hora de pedido: es la diferencia entre doce entregas y ocho en la misma jornada.
¿Los despachos cuentan en las métricas de la tienda?
Los ingresos salen del pedido, no del despacho. Aquí se mide el cumplimiento: tiempos, entregas fallidas y evidencia.