Firma electrónica: cerrar sin imprimir, escanear ni esperar
Entre mandar una cotización y tenerla firmada suelen perderse días en un ida y vuelta de PDF, impresora y foto del papel. Con la firma electrónica el cliente abre un enlace, verifica su identidad y firma, y el documento queda cerrado con su rastro.
La configuración
- El momento de la firma: lo recomendado es dejar ver el documento libremente y pedir la firma para aceptar. Pedir la firma antes de mostrar nada hace que mucha gente no entre.
- Cada cotización puede cambiarlo, así que este ajuste es solo el valor por defecto.
- Expiración del código, intentos y duración de la sesión: los tres parámetros de seguridad. Más restrictivo es más seguro y más incómodo; los valores por defecto están en un punto razonable.
Los requisitos del firmante
Cada exigencia que agregas sube el valor probatorio de la firma y baja la tasa de firmas completadas. La decisión es tuya y depende de lo que estés firmando:
- Código al correo: es la verificación de identidad. En las firmas se pide siempre; el ajuste sirve para exigirlo también en las aceptaciones sin firma.
- Nombre completo, documento de identidad: para documentos con peso legal.
- Firma dibujada a mano en vez de solo escrita: más difícil de repudiar, más incómoda desde el teléfono.
- Aceptación de términos: la casilla obligatoria antes de firmar.
Un criterio simple: para una cotización de rutina, código al correo basta. Para un contrato anual, conviene todo.
Preguntas frecuentes
¿Tiene validez legal?
Una firma electrónica con verificación de identidad y registro de la operación es válida en la mayoría de las legislaciones para documentos comerciales. Para actos que exigen firma digital certificada, la ley de tu país manda; consúltalo antes de reemplazar una escritura.
¿Qué queda registrado?
Quién firmó, cuándo, desde qué sesión y con qué verificación. Ese registro es justamente lo que hace defendible la firma.
¿El cliente necesita una cuenta?
No. Abre el enlace, recibe su código y firma. Pedirle crear una cuenta es la forma más rápida de perder una firma.
¿Qué pasa si el enlace caduca?
Se genera uno nuevo. Los plazos existen justamente para que un enlace olvidado en un correo no quede activo para siempre.
¿Se puede firmar desde el teléfono?
Sí, y es lo más frecuente. Vale la pena probar tu propio flujo desde un teléfono antes de exigir firma dibujada.
¿Qué documentos se pueden firmar?
Cotizaciones y contratos. En cotizaciones, la firma es también la aceptación que dispara lo que venga después: la factura, el proyecto o la instalación.