Proveedores: a quién le compras y qué tal te responde
Los datos del proveedor suelen vivir en el teléfono de quien lo contrató. Aquí quedan en la empresa, con su historial de compras, sus trabajos y su calificación, para que el día que esa persona no esté nadie tenga que salir a buscar.
El registro
- Externo o interno: los internos son equipos de tu propia empresa que prestan un servicio a otras áreas. Se registran igual porque también ejecutan trabajos.
- La categoría (tecnología, transporte, limpieza, legal, construcción y las demás) es lo que permite encontrar rápido a quién llamar.
- La calificación es tu propia experiencia con él, no una opinión de internet. Con dos proveedores del mismo rubro, es lo que decide.
- Persona de contacto, teléfono y correo: lo mínimo para no depender de la memoria de nadie.
Órdenes de compra
Lo que le compras a cada proveedor queda registrado como orden de compra, con sus artículos y su monto. Al recibirla, el stock entra al almacén que corresponda.
- Sirve para negociar: saber cuánto le compraste el año pasado cambia por completo una conversación de precios.
- Y para reponer: la lista de stock bajo del inventario dice qué falta; el proveedor dice a quién pedírselo.
Trabajos y mantenimiento
Un proveedor también ejecuta trabajos sobre tus activos. Cada mantenimiento se le asigna, con su costo estimado y el real, y al terminar se le puede poner nota y comentario.
Con el tiempo eso arma el dato que nadie tiene a mano: cuánto te costó realmente ese proveedor, contando lo que hubo que rehacer.
Preguntas frecuentes
¿Un proveedor es lo mismo que un contacto del CRM?
No. El CRM es de quienes te compran; esto es de quienes te venden. Separarlos evita que tu embudo comercial se llene de gente que nunca va a ser cliente.
¿Puedo tener el mismo proveedor en dos categorías?
Se registra con su categoría principal. Si presta servicios muy distintos, conviene detallarlos en sus servicios en vez de duplicar la ficha.
¿Para qué sirve la calificación si soy yo quien la pone?
Justamente por eso. Es la memoria de la empresa sobre quién cumple, y sobrevive a la rotación de quien contrató.
¿Puedo cargar mis proveedores desde un archivo?
Sí, con la importación desde CSV, igual que el catálogo o los contactos.
¿Qué es un proveedor interno?
Un área de tu propia empresa que hace trabajos para otras: mantención, informática, aseo. Se registra igual para poder asignarle trabajos y medir sus tiempos.