Mailbot: que los correos repetidos se contesten solos

Cómo se ve trabajando

• El cliente escribe un correo normal a tu buzón de soporte. No sabe que del otro lado hay un asistente.
• El bot responde con tus datos, no con lo que se imagina: los plazos, el costo y el seguimiento salen de lo que tú cargaste.
• Bot activo indica que la conversación todavía la lleva la IA, y el contador muestra cuántas respuestas van de las que le permitiste.
• Es correo, no chat: tu cliente responde desde su bandeja como siempre.

Sobre qué buzón trabaja

El Mailbot trabaja sobre los buzones compartidos que ya tienes en Email. Cada uno tiene su propio interruptor y su propia configuración.

Lo habitual es empezar por soporte, donde las preguntas se repiten, y dejar ventas en manos de personas.

Lo que decides tú

• Tono: profesional, amigable o formal, según cómo hable tu empresa.
• Escalar después de 2, 3 o 5 respuestas: si el ida y vuelta se alarga, el caso pasa a una persona en lugar de seguir insistiendo.
• Tomar el control antes del límite: permite que cualquiera de tu equipo intervenga en cualquier momento.
• Enviar respuestas automáticamente: apagado, el bot prepara pero no envía nada por su cuenta.
• Firma: se agrega al final de cada respuesta y admite formato, igual que la firma de un correo.
• Instrucciones adicionales: tus reglas en tus palabras, por ejemplo que ante un pedido de descuento no negocie y derive al equipo comercial.

De dónde saca las respuestas

El bot responde solo con lo que hay en las colecciones que le asignas, y esas se arman en Conocimiento IA: políticas, catálogo, plazos, garantías.

Por eso, si no encuentra respaldo, no contesta: escala. Prefiere pasarle el caso a una persona antes que inventar una respuesta que después tengas que desmentir.

Si notas que escala todo, revisa aquí primero: casi siempre es que el buzón quedó sin colección asignada o que el tema todavía no está cargado.

Cuándo te pasa la conversación

• Por tus reglas: aquí el cliente pidió un descuento y el bot no negocia, avisa y deriva.
• Por el límite de respuestas que configuraste, cuando el caso se alarga.
• Porque no encontró respaldo para responder.
• Sin cortes para el cliente: la persona sigue en el mismo hilo de correo, con todo el contexto arriba.
• Cuando una conversación está escalada, el bot ya no vuelve a intervenir en ella.

Dónde ves lo que responde en tu nombre

Todo lo que el bot contesta queda a la vista, con el cliente, el buzón y cuántas respuestas lleva. Los filtros separan las activas de las escaladas, que son las que esperan a una persona.

Desde la conversación abierta, tu equipo puede responder, tomar el control, escalar o resolver. Lo que escriba sale como correo con su firma.

El panel de actividad responde de un vistazo lo que importa: cuántas conversaciones lleva el bot, cuántas tuvo que escalar hoy y cuántos remitentes están bloqueados.

Si las escaladas suben, es señal de que falta cargar un tema en el conocimiento.