Automatización: el trabajo que nadie tiene que acordarse de hacer
Un flujo escucha algo que pasa (un negocio ganado, un descuento sobre el límite, un ticket sin respuesta) y ejecuta los pasos que definiste. Lo que hoy depende de que alguien se acuerde, pasa a ocurrir siempre igual.
Tus flujos
- El disparador es un evento del sistema: se ganó un negocio, se creó un contacto, una cotización superó cierto descuento.
- Los pasos se dibujan en el editor visual: enviar un correo, crear una tarea, cambiar una etapa, pedir una aprobación, esperar una respuesta. También hay nodos para crear o editar una entidad (un contacto, un negocio, un ticket) y para llamar a un webhook, que es como el flujo le avisa a un sistema externo.
- Activo o pausado: un flujo se pausa sin borrarlo, que es lo que hay que hacer al primer indicio de que está haciendo algo raro.
- El contador de ejecuciones dice si el flujo está trabajando de verdad o si su disparador nunca ocurre.
Los pasos con persona
No todo se automatiza: un flujo puede detenerse y pedirle una decisión a alguien. Ese pendiente llega a su Bandeja de flujos con su plazo, y cuando lo resuelve, el flujo sigue por el camino que corresponda.
Es la diferencia entre automatizar y perder el control: las decisiones que importan siguen siendo humanas, pero dejan de depender de que alguien las recuerde.
Ejecuciones
- Corriendo es normal cuando el flujo espera a una persona; es sospechoso cuando lleva días y no espera a nadie.
- Completado es que llegó al final.
- El evento que la disparó y la entidad permiten reconstruir por qué pasó lo que pasó, que es la pregunta que aparece cuando un cliente recibe un correo que no debía.
Preguntas frecuentes
¿Por dónde empiezo?
Por una sola automatización aburrida y frecuente: avisar al vendedor cuando entra un prospecto, o recordar una factura vencida. Los flujos ambiciosos al principio se pausan a la semana.
¿Qué pasa si un paso falla?
La ejecución queda registrada con su error, y el historial dice en qué paso se cortó. Por eso conviene revisar las ejecuciones los primeros días de un flujo nuevo.
¿Puedo probar un flujo sin afectar a clientes reales?
Sí, disparándolo sobre un registro de prueba tuyo. Es muy recomendable antes de activarlo: un flujo que manda correos se prueba una vez, no diez.
¿Se pueden encadenar flujos?
Sí, un flujo puede provocar un evento que dispare otro. Conviene tener cuidado con esto: es la forma más fácil de crear un bucle.
¿Qué son los conectores?
La forma de que un flujo hable con servicios de fuera, en los dos sentidos: los conectores entrantes reciben información de otros sistemas por API con su token, y los webhooks salientes avisan a una herramienta externa cuando algo pasa aquí, por ejemplo para que tu sistema contable se entere de una factura nueva.
¿La automatización reemplaza personas?
Reemplaza recordatorios y copiar datos de un lado a otro. Las decisiones siguen siendo de alguien; el flujo se encarga de que lleguen a tiempo y a la persona correcta.