Gastos: quién gastó, en qué y con la boleta adjunta
Los gastos chicos se pierden en fotos de boletas en el teléfono de cada uno y aparecen todos juntos a fin de mes. Aquí se registran cuando ocurren, pasan por aprobación y quedan con su comprobante.
El panel
- Pendiente de aprobación: lo que alguien ya gastó y todavía nadie autorizó. Si este número crece, el cuello de botella es la aprobación, no el gasto.
- Aprobado por pagar: compromiso confirmado que aún no sale de la caja. Es lo que hay que tener presente al mirar el saldo del banco.
- Pagado en el período: lo que efectivamente salió.
Registrar un gasto
- Título, monto y fecha: lo mínimo. El título debería decir para qué, no qué se compró.
- Categoría (viáticos, insumos, servicios, transporte y las demás): es lo que después permite ver en qué se va el dinero, que casi nunca es donde uno cree.
- El comprobante adjunto: la foto de la boleta al momento. Es la diferencia entre un gasto rendible y uno que asume la persona.
- Quién lo hizo queda registrado solo.
El circuito de aprobación
Un gasto recorre: borrador → pendiente → aprobado → pagado, o se detiene en rechazado con su motivo.
El rechazo no es un castigo, es información: un gasto rechazado con su razón enseña la política mejor que cualquier documento interno, porque llega en el momento en que importa.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia de una compra?
El gasto es el desembolso menor y ya ocurrido: un almuerzo con un cliente, un taxi, una compra de insumos. La orden de compra es el compromiso formal con un proveedor, antes de que llegue nada.
¿Puedo cargar gastos desde el teléfono?
Sí, y es lo recomendable: se registra donde ocurre, con la foto de la boleta, en vez de reconstruirlo dos semanas después.
¿Quién aprueba?
Depende de los permisos que tenga configurados tu empresa. Lo habitual es que cada jefatura apruebe los de su equipo.
¿Un gasto se puede asociar a un proyecto o a un cliente?
Sí, y conviene hacerlo cuando el gasto es reembolsable o cuando quieres saber la rentabilidad real de un proyecto, que rara vez es la que dice la cotización.
¿Qué hago con un gasto duplicado?
Rechazarlo con el motivo, en vez de borrarlo. Así la persona entiende por qué y no lo vuelve a cargar dos veces.
¿Los gastos afectan a la contabilidad?
Esto es control de gestión, no contabilidad. Sirve para autorizar, controlar y entender; los asientos formales viven en tu sistema contable.