Facturas: lo que cobraste y lo que te deben
Las facturas casi nunca se escriben a mano: nacen de una cotización aceptada, de un arriendo, de una suscripción o de un flujo automático. Aquí se les hace seguimiento hasta que el dinero entra.
El panel
- Cobrado en 30 días es tu caja real reciente; por cobrar es lo que está afuera. La distancia entre ambos es tu problema de flujo.
- Vencidas es la única columna que exige acción hoy. Cada día que pasa, una factura vencida se cobra peor.
- Borrador es la factura que todavía puedes corregir; una vez enviada, corregir implica anular y reemitir.
De dónde salen
- De una cotización aceptada: el cliente firmó, la factura se genera con esas líneas y esos precios.
- De un arriendo o una suscripción: se emiten solas en cada período, que es justamente por qué existe la facturación recurrente.
- De un flujo de trabajo: cuando una automatización lo dispara al cumplirse una condición.
- A mano, cuando el cobro no viene de ninguno de los anteriores.
Que nazcan del documento anterior evita el error más caro de administración: facturar algo distinto de lo que se cotizó.
El ciclo de una factura
- Borrador → enviada: el cliente la recibe con su detalle y su forma de pago.
- Enviada → pagada: al confirmarse el pago. Si cobras con una pasarela, el estado cambia solo.
- Vencida: pasó su fecha sin pago. No es un estado que se marque, ocurre.
- Cancelada: se anula sin borrarla, porque un documento de cobro no debe desaparecer del historial.
Preguntas frecuentes
¿Esto reemplaza a mi facturación electrónica?
No. Esto es el control de tu cobranza: qué emitiste, a quién y si te pagaron. La emisión tributaria depende de las reglas de tu país y de tu proveedor autorizado.
¿Puedo cobrar con tarjeta desde la factura?
Sí, si tienes una pasarela conectada. La factura lleva su enlace de pago y se marca como pagada cuando el cobro entra.
¿Qué hago con una factura que el cliente no va a pagar?
Cancelarla deja el registro de que existió y de que se anuló. Borrarla haría cuadrar el panel y descuadrar la realidad.
¿Cómo se numeran las facturas?
Con un correlativo automático propio (año y número consecutivo). No hay que llevar la cuenta a mano ni se saltea números, que es lo que después evita discusiones en una revisión.
¿La factura puede llevar mi diseño?
Sí, con plantillas propias en formato Word: defines una por defecto para todas y puedes elegir otra para una factura concreta. Si no subes ninguna, sale con el formato estándar del sistema.
¿Puedo facturar en otra moneda?
Sí, el documento guarda su moneda. Los totales del panel se muestran en la moneda de tu empresa.
¿Se le avisa al cliente cuando vence?
El recordatorio se puede automatizar con un flujo de trabajo. Es el uso más rentable de las automatizaciones: cobrar sin que nadie tenga que acordarse.
¿Dónde veo lo que un cliente me debe?
En su ficha, con sus facturas y su estado. Es la primera pantalla que conviene abrir antes de darle más crédito.