Compras: el compromiso queda por escrito antes de que llegue la factura
Una orden de compra es lo que evita la conversación incómoda de "yo pedí otra cosa" y "ese no era el precio". Se emite, se aprueba, se recibe y se paga, y cada paso queda con su fecha.
El panel
- Pendiente de aprobación muestra el monto además de la cantidad: no es lo mismo tener cinco órdenes chicas esperando que una grande.
- Fecha de entrega comprometida: es contra esta fecha que se reclama, y la razón por la que conviene ponerla siempre.
- Moneda: importa cuando importas, porque el tipo de cambio del día del pago no es el de la orden.
El recorrido de una orden
- Borrador: se arma con los artículos, cantidades y precios acordados.
- Pendiente: esperando la autorización de quien corresponde.
- Aprobada: autorizada; recién aquí se manda al proveedor.
- Ordenada: el proveedor la confirmó y está en camino.
- Recepción parcial o recibida: llegó todo o parte. Al recibir, el stock entra al almacén sin que nadie tenga que cargarlo aparte.
- Pagada: se cierra el circuito.
La recepción parcial existe porque es lo que pasa de verdad: llegan ocho de diez, y hay que poder seguir los dos que faltan sin bloquear los ocho.
Con qué se conecta
- Con Proveedores: cada orden cuelga de su ficha y arma su historial de compras.
- Con Inventario: la recepción es la entrada de stock. Es el motivo por el que las existencias cuadran sin conteos manuales.
- Con Gastos: lo que no amerita orden de compra se registra como gasto.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo uso una orden de compra y cuándo un gasto?
Si hay que acordar precio y plazo con un proveedor antes de recibir, es una orden. Si ya pagaste y solo hay que rendir, es un gasto.
¿Qué pasa si llega distinto a lo pedido?
Se recibe lo que efectivamente llegó. La diferencia queda visible entre lo ordenado y lo recibido, que es la base del reclamo.
¿Puedo aprobar mis propias órdenes?
Depende de los permisos. Como principio de control, quien pide no debería aprobar; para eso existe la etapa separada.
¿La orden de compra descuenta dinero de algún lado?
No mueve caja: es un compromiso. El dinero sale cuando la marcas como pagada, y esa es la fecha que cuenta en el panel.
¿Sirve para servicios y no solo para productos?
Sí. Una orden por un servicio contratado no ingresa stock, pero deja el mismo respaldo de qué se pidió y a qué precio.
¿Puedo ver cuánto le compré a un proveedor en el año?
Sí, desde su ficha en Proveedores. Es el dato con el que se negocia la siguiente compra.