Exportar: tus datos son tuyos y se los puedes llevar
La pregunta correcta antes de contratar cualquier sistema es cómo se sale de él. Aquí cada módulo se descarga en un archivo que abre Excel, sin pedirle permiso a nadie y sin trámite.
Qué se descarga
- Módulo por módulo: contactos, negociaciones, pedidos, facturas y el resto, cada uno con su cantidad de registros a la vista.
- En formato CSV, que abre en Excel, en Google Sheets y en cualquier herramienta de análisis.
- Solo administradores. Exportar es sacar la base completa de la empresa; no es una acción que deba tener cualquiera.
- No se incluyen columnas sensibles como contraseñas, secretos ni tokens de acceso, aunque existan en la base.
Para qué sirve
- Análisis puntual que los paneles no cubren, cruzando con datos externos.
- Respaldo propio, para tener tu información también fuera del sistema.
- Migración, el día que quieras llevarte todo a otra parte. Que sea fácil es una garantía, no una invitación.
- Auditoría o requerimiento legal, cuando alguien pide el detalle de un período.
Lo que hay que cuidar
Un archivo exportado es una copia de tus datos que ya no está protegida por los permisos del sistema: cualquiera que reciba ese archivo ve todo lo que contiene.
- Contiene datos personales de tus clientes. Descargarlo al computador de casa o mandarlo por chat convierte una base protegida en un archivo suelto.
- Bórralo cuando termines de usarlo. El respaldo útil es el que está guardado a propósito, no el que quedó en la carpeta de descargas.
- Limita quién puede exportar desde los permisos. Es una de las acciones que conviene revisar cuando alguien deja la empresa.
Preguntas frecuentes
¿Se exporta todo o solo lo que veo filtrado?
La exportación es del módulo completo. Para un subconjunto concreto, conviene filtrar y trabajar el archivo después.
¿Puedo volver a importar lo que exporté?
Los módulos con importación aceptan CSV, pero no es un mecanismo de restauración: reimportar duplica en vez de reemplazar. Para recuperar datos borrados está la papelera.
¿Los archivos del Drive se exportan aquí?
No, esto exporta los registros. Los archivos se descargan desde el propio Drive.
¿Queda registro de quién exportó?
La actividad de los usuarios queda registrada en Estadísticas. Como control preventivo, lo más efectivo sigue siendo limitar el permiso.
¿Con qué frecuencia conviene respaldar?
Tu instancia ya tiene respaldos administrados. La exportación manual tiene sentido antes de un cambio grande o cuando necesitas los datos fuera del sistema.