Configuración: dónde se ajusta cada cosa
La configuración está agrupada por área, no en una lista interminable. Esta guía sirve para saber dónde buscar y, sobre todo, qué conviene dejar definido antes de que el equipo entre a trabajar, porque cambiarlo después cuesta más.
El mapa
- General: los datos de tu empresa, el horario de trabajo, los roles y permisos, los buzones de correo, las pasarelas de pago, el consumo de IA y la exportación de datos.
- Marketing y Comunicación: campañas, mensajería y telefonía.
- CRM: ventas, el panel de prospectos, la firma electrónica y las comisiones.
- Listas y campos: los Campos de cada módulo y tus objetos propios, que es donde el sistema se adapta a tu negocio.
- Catálogo, Documentos, CXM y Portal: lo específico de la tienda, las plantillas y la atención al cliente.
Lo que conviene dejar listo primero
No hace falta configurar todo antes de empezar, pero hay cosas que si se definen tarde obligan a rehacer trabajo:
- Los datos de la empresa y el país, porque de ahí salen la etiqueta tributaria, la moneda y el formato de los documentos que verá tu cliente.
- El horario de trabajo, del que dependen los plazos de atención y las agendas.
- Los roles y permisos, antes de invitar a nadie. Es más fácil ampliar permisos que quitarlos.
- El organigrama, porque las colas, las aprobaciones y los alcances se apoyan en él.
- Los Campos que sabes que vas a necesitar: agregarlos con mil registros ya cargados significa completarlos a mano.
Sucursales
Si tu empresa opera en más de un local (tiendas, sedes, bodegas), activa Usar sucursales en Configuración, Empresa. Al activarlo, ahí mismo aparece la lista para crearlas y editarlas: nombre, dirección y teléfono de cada una, y cuál es la predeterminada (la que se usa cuando no se indica otra).
Las sucursales se configuran una sola vez y las usa todo el sistema: cada persona del equipo tiene la suya, cada despacho sale de una, cada almacén pertenece a una y en Negociaciones puedes filtrar por sucursal. Cómo asignar el equipo y limitar lo que ve cada uno se explica en Usuarios.
Los Campos y lo obligatorio por etapa
En Campos reúnes todos los campos de cada módulo, organizados en pestañas (Contacto, Empresa, Prospectos y Negociaciones). Ahí mismo, al crear o editar un campo, eliges en qué etapas es obligatorio: cuando avanzas un prospecto, el sistema te pide esos campos antes de dejarlo pasar. Ya no hay una sección aparte para eso, lo obligatorio vive dentro de cada campo.
La Temperatura es un campo del sistema en Prospectos y también puedes exigirla para avanzar de etapa, con la misma temperatura que ves en las tarjetas.
El remitente de tus correos
En Correos defines con qué nombre y desde qué dirección salen los correos que envía el sistema. Con solo el nombre y la dirección, tus correos llevan tu nombre pero salen desde nuestra dirección de envío. Para que salgan desde tu propio dominio conectas el acceso SMTP de tu proveedor de correo (por ejemplo Resend) con tu dominio ya verificado, y la propia tarjeta te indica en cuál de los dos modos estás.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede entrar a Configuración?
Los administradores, y algunas secciones tienen su propio permiso. Es la parte del sistema donde un cambio afecta a toda la empresa.
¿Un cambio de configuración afecta a lo que ya está cargado?
Depende: agregar un campo no toca los registros existentes, pero cambiar la moneda o el país sí cambia cómo se muestran los documentos. Conviene revisar el efecto antes de guardar.
¿Puedo probar un cambio sin afectar a los demás?
La configuración es de toda la instancia. Para funciones nuevas, lo prudente es activarlas para un grupo chico primero cuando la función lo permita.
¿Dónde configuro los correos que envía el sistema?
En General, entre los buzones de correo y las plantillas de correos. Vale la pena revisarlos una vez: son los que tu cliente recibe a tu nombre.
¿Puedo hacer que los correos salgan desde mi propio dominio?
Sí, en Correos hay una tarjeta de Remitente. Con solo el nombre y la dirección, tus correos salen con tu nombre pero desde nuestra dirección de envío. Para que salgan desde tu dominio (por ejemplo [email protected]) hace falta pegar el acceso SMTP de tu proveedor de correo con tu dominio ya verificado; la propia pantalla te indica en cuál de los dos modos estás. Es lo que hace que tus correos no lleven ninguna marca ajena, ni siquiera en la dirección.
¿Hay forma de saber quién cambió qué?
La actividad de los usuarios queda registrada en Estadísticas. Como práctica, conviene que la configuración la toquen pocas personas.