Objetos personalizados: lo que tu negocio tiene y ningún CRM trae
Toda empresa tiene una entidad que no es un contacto ni un pedido: instalaciones, pólizas, expedientes, embarques, matrículas. Esas cosas suelen terminar en una planilla aparte. Aquí se crean dentro del sistema, con sus campos y sus etapas.
Crear un objeto
- Nombre en singular y plural, porque el sistema lo usa en los botones y los títulos: "Nueva instalación", "Instalaciones".
- Ícono y color para reconocerlo en el menú.
- Vista de lista, kanban o ambas, según cómo se trabaje: kanban si tiene etapas, lista si es un registro que se consulta.
Los campos
Cada objeto tiene los campos que tú definas: texto, número, fecha, lista de opciones, moneda, casilla, numeración automática, campos calculados y referencias a otras entidades. Además, cada registro muestra su propio número (por ejemplo #4), independiente por tipo de objeto, tanto en la lista como en el kanban, para ubicarlo de un vistazo.
- Uno de ellos es la etiqueta del registro: lo que se lee en las tarjetas y en las listas. Elegir bien este campo hace la diferencia entre un tablero legible y uno lleno de códigos.
- Referencias a un contacto o a otro objeto son lo que conecta tu entidad con el resto del sistema, en vez de dejarla como una isla. Cuando un registro tiene un contacto o una empresa vinculada, aparece un enlace para abrir su ficha (drawer) sin salir del objeto, igual que en Proyectos y Soporte.
- Obligatorio, único y visible en la lista se definen campo por campo.
Las etapas y los embudos
Si tu entidad recorre un proceso, se le definen etapas y aparece como un kanban: se arrastra la tarjeta y avanza. Cada etapa se marca como en progreso, ganada o perdida; solo puede haber una etapa ganada, y tantas perdidas como necesites. Eso es lo que permite medir después cuántas llegaron al final.
Un mismo objeto puede tener varios embudos, cada uno con sus propias etapas: por ejemplo uno para la instalación y otro para el mantenimiento posterior. Se cambian desde el selector de la cabecera del objeto, y se crean y editan en un mismo lugar con la opción Editar embudos.
- Editar una etapa: con el lápiz cambias su nombre, color y tipo. Con el «+» entre etapas insertas una nueva justo donde la necesites.
- Túneles: arrastras desde el punto que hay bajo una etapa hasta otra etapa (del mismo embudo o de otro) para conectarlas. Cuando un registro llega a la etapa de origen, se mueve o se copia al destino, según elijas. Sirve, por ejemplo, para que una instalación terminada abra sola su ficha de mantenimiento.
- Ordenar y buscar: arrastras las filas para reordenar los embudos, y el buscador de arriba filtra los que quieras para conectar dos aunque tengas muchos.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo conviene un objeto propio y cuándo usar lo que ya existe?
Si lo que tienes se parece a un negocio, a un ticket o a un proyecto, usa ese módulo: viene con todo su comportamiento. Un objeto propio es para lo que de verdad no encaja en ninguno.
¿Puedo automatizar sobre un objeto propio?
Sí, sus eventos sirven como disparadores de flujos igual que los de cualquier otro módulo.
¿Para qué sirven los varios embudos y los túneles?
Un embudo por proceso mantiene cada tablero limpio: la instalación no se mezcla con el mantenimiento. El túnel conecta el final de un embudo con el inicio de otro, así el registro pasa de uno a otro sin que nadie lo recargue a mano.
¿Se pueden ver desde el portal del cliente?
Sí, un objeto puede publicarse en el portal para que cada cliente vea los registros que le corresponden.
¿Qué pasa si me equivoco en un campo?
Se puede editar y desactivar. Conviene pensar los campos antes de cargar cientos de registros: cambiar el tipo de un campo con datos dentro nunca es gratis.
¿Hay un límite de objetos?
Depende de tu plan. Más importante que el límite es la disciplina: cinco objetos bien pensados se usan; quince se abandonan.
¿Los registros se pueden importar?
Sí, igual que en el resto de los módulos, que es lo habitual cuando vienes de una planilla.